S’il est en théorie essentiel pour les entreprises d’avoir des logiciels adaptés à leurs besoins spécifiques, en pratique ce n’est pas forcément évident. Avec la transformation numérique sont apparues de nouvelles possibilités pour améliorer la plupart des process et opérations, mais également une nouvelle complexité dans la gestion de divers aspects de l’entreprise. C’est là qu’interviennent les logiciels dits « adaptés » ou sur mesure.
L’importance d’adapter les logiciels aux besoins spécifiques des entreprises
Malgré d’évidentes similarités que peuvent avoir plusieurs entreprises d’un même secteur, chaque organisation est unique, avec ses propres défis et processus. C’est pourquoi il parait naturel d’adapter ses logiciels à ses besoins spécifiques.
Non seulement les logiciels sur-mesure offrent une solution plus efficace pour gérer les opérations du quotidien, mais ils permettent également aux entreprises de rester compétitives dans le marché actuel, voire de prendre une longueur d’avance. Avec la (ou les) bonne(s) solution(s) logicielle(s), les entreprises peuvent se concentrer sur ce qu’elles font de mieux, sans être gêné par des outils sur-dimensionnés (le sous-dimensionnement existe, mais c’est plus rare).
Dans cet article Anakeen vous partage ses recommandations sur les typologies de logiciels métiers que l’on peut créer lorsque l’offre disponible sur le marché ne permet pas de répondre aux attentes de performances.
Les enjeux de la gestion des entreprises
Ô surprise, les entreprises sont confrontées à de (trop ?) nombreux défis dans leur gestion quotidienne. La quantité et la complexité des processus met parfois les équipes de direction en difficulté, qu’il s’agisse de production, de ressources humaines ou de gestion financière. Des situations qui nécessitent une gestion minutieuse pour garantir leur efficacité. Si tant est que l’on dispose des outils appropriés.
La gestion des données est également devenu, au fil des années, un challenge majeur pour les entreprises. Avec l’augmentation du volume généré, disposer d’outils efficaces pour gérer et exploiter ces données est impératif.
Sans compter le besoin de systèmes efficaces pour garantir la conformité aux diverses réglementations et lois.
Bref, gérer une entreprise aujourd’hui n’a (évidemment) rien d’une sinécure, d’où l’importance de bien choisir les outils qui composeront son système d’information, colonne vertébrale de l’activité.
Les avantages des logiciels sur mesure
L’un des principaux avantages des logiciels sur mesure est qu’ils sont dès le départ conçus pour répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise. Contrairement aux solutions standard, qui peuvent ne pas répondre précisément, sauf configuration spécifique, aux besoins de l’entreprise, les logiciels sur mesure sont adaptés aux enjeux réels. S’ils sont bien pensés, ces logiciels sont également flexibles et évolutifs, ce qui signifie qu’ils peuvent évoluer avec l’entreprise à mesure qu’elle grandit.
Il existe bien sûr de nombreux exemples d’entreprises qui ont réussi à optimiser leur gestion grâce à l’utilisation de logiciels sur mesure. Parmi elles on peut citer l’AFNOR, l’association française de normalisation, qui utilise un logiciel sur mesure pour améliorer son processus de gestion des normes. De même, le COFRAC, le comité français d’accréditation, se sert également d’un logiciel sur mesure pour améliorer ses processus d’accréditation.
Deux exemples de structures aux process extrêmement encadrés, qui montrent comment les logiciels sur mesure peuvent répondre à des besoins très précis.
Mise en œuvre et utilisation des logiciels sur mesure :
Côté mise en œuvre, un logiciel sur mesure implique plusieurs étapes relativement classiques, de la planification à la formation des utilisateurs. Tout d’abord, il est primordial de définir clairement les besoins et les objectifs de l’entreprise. Cela permet de s’assurer que le logiciel sera réellement adapté aux besoins spécifiques de l’entreprise… l’inverse serait quand même dommage ! C’est LA phase la plus importante puisque de ce périmètre défini découlera l’ensemble du projet.
On passe ensuite au développement du logiciel, puis au test pour s’assurer qu’il répond correctement à la demande initiale.
La suite est comparable à l’intégration d’une solution standard, une fois le logiciel testé et approuvé, il doit être déployé et les utilisateurs doivent être formés à son utilisation. La formation des utilisateurs est évidemment une étape cruciale pour garantir que le logiciel est utilisé efficacement.
Comment passer d’une logiciel standard à une solution sur-mesure ?
La transition vers un logiciel sur mesure peut s’apparenter à un sacré chamboulement. Toutefois, il existe plusieurs stratégies qui peuvent aider à faciliter cette transition. Tout d’abord, il est important de communiquer clairement les avantages du logiciel sur mesure à tous les membres de l’entreprise. Cela peut aider à obtenir l’adhésion de tous les futurs utilisateurs, car on le sait, le changement est rarement apprécié. Pire, une transition logicielle mal amenée peut provoquée un rejet avant même le début du projet.
Au-delà de la communication, il est également impératif de fournir une formation adéquate aux utilisateurs du logiciel, et de prévoir une période de transition pendant laquelle l’ancien système et le nouveau système sont utilisés en parallèle. Objectif : minimiser les perturbations et garantir une transition en douceur.
En résumé, les logiciels sur mesure offrent une multitude d’avantages pour les entreprises. Flexibles, évolutifs, et pensés pour les besoins métiers et les objectifs réels de l’entreprise, ils sont parfaitement dimensionnés pour optimiser les opérations, améliorer la productivité et gérer les données et la conformité…sur la durée.
De plus, grâce à l’avènement de l’IA et du no-code (low-code), ils peuvent désormais être créés en interne directement par les personnes qui en ont besoin. Nous avions d’ailleurs abordé le sujet dans un précédent article ????…
