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Que peut vraiment apporter un chatbot RH dans les processus d’onboarding des collaborateurs ?

par | 29 mai 2020

Efficace et surtout très accessible, le chatbot RH est idéal pour apporter des réponses aux questions que se posent les collaborateurs d’une entreprise. Cette intelligence artificielle douée d’un langage naturel permet d’obtenir des réponses immédiates à la plupart des questions. Mais que peut vraiment apporter un chatbot RH dans les processus d’ onboarding des employés ?

Qu’est-ce qu’un bot conversationnel ?

Aussi appelé “agent conversationnel”, le chatbot est un programme spécialement créé pour converser avec des utilisateurs. D’abord créé pour répondre à des besoins dans le secteur médical, il est aujourd’hui devenu un véritable outil marketing. Son objectif premier dans une entreprise ? Assister les employés en répondant à la plupart de leurs questions. Le chatbot possède en outre une véritable intelligence artificielle puisqu’il comprend le langage naturel et prend en compte les émotions. Bien au-delà du chatbot bas de gamme comme il est parfois possible de trouver, le bot conversationnel ressources humaines possède une base de connaissances étendue qui le rend intelligent et capable de répondre à une majeure partie des interrogations.

Les rôles du chatbot RH en entreprise

Un chatbot dédié aux ressources humaines peut jouer un rôle fondamental dans l’onboarding, accueil des nouveaux employés, mais aussi dans le désengorgement des ressources humaines et dans l’accompagnement à la formation et l’aide à l’intégration. Le point sur ses différents rôles au sein de l’entreprise.

Assister dans les tâches récurrentes

Le chatbot sera en mesure de réaliser des tâches simples et répétitives considérées comme chronophages pour les employés des ressources humaines. Il pourra par exemple s’occuper de la réservation d’une salle de réunion, de la déclaration des heures supplémentaires et du pointage, des agendas des collaborateurs, du planning des congés… Toutes ces tâches basiques qui font drastiquement baisser la productivité des RH.

Participer à l’ onboarding d’un nouveau salarié

Au moment de leur prise de poste, les nouveaux salariés d’une entreprise se posent souvent une multitude de questions. Plutôt que de les laisser sans réponse ou d’engorger les services des ressources humaines, le chatbot répond à toutes leurs interrogations et facilite ainsi leur intégration. Sa base de données peut inclure des informations pratiques, le règlement et la politique de l’entreprise, l’assistance administrative et une multitude d’autres informations essentielles à la prise de fonction.

Assurer une meilleure communication en interne

Le chatbot a également pour vocation de diffuser des informations pratiques en interne, à un groupe de collaborateurs donné ou à l’ensemble des salariés. Il s’agit donc d’un moyen de communication efficace pour tenir chacun informé des événements et des changements au sein de l’entreprise.

Désengorger les services RH

Face aux questions et aux demandes récurrentes, l’employé RH perd un temps précieux et pourtant non nécessaire lorsqu’un chatbot dédié aux ressources humaines est installé dans l’entreprise. Ce dernier peut alors prendre le relai en apportant des réponses précises et immédiates et en libérant le temps précieux des RH.

Les éléments gérés par le chatbot RH

Si le chatbot peut aisément venir compléter les RH d’une entreprise, c’est parce que son rôle est aussi multiple que complet. Ainsi le robot conversationnel pourra-t-il s’occuper de répondre aux interrogations concernant :

  • Le montant des notes de frais maximales ;
  • Les informations présentes sur chaque fiche de paie ;
  • Le nombre de jours de RTT et de jours de congés payés restant ;
  • La date et les modes de préparation des entretiens annuels ;
  • La liste des formations disponibles et le solde du compte formation personnelle ;
  • Les droits concernant la mutuelle d’entreprise ;
  • Les diverses procédures RH pour recruter un nouveau collaborateur, démissionner ou faire une demande particulière ;
  • Les avantages sociaux proposés par l’entreprise ;
  • Etc.

Les chatbots les plus sophistiqués peuvent également s’occuper de tâches plus complexes :

  • La gestion des accès ;
  • Le dépannage pour les mots de passe oubliés ;
  • La gestion des badges d’accès perdus ;
  • L’ accueil personnalisé des nouveaux collaborateurs ;
  • La conciergerie ;

Etc.